Baixe o formulário W 9: o que você precisa saber
Se você é um freelancer, contratado ou autônomo que recebe renda de um cliente, fornecedor ou outra entidade, pode ser necessário fazer o download de um formulário W 9 e fornecê-lo a eles. Um formulário W 9 é uma solicitação de seu número de identificação de contribuinte (TIN) e uma certificação de que você não está sujeito a retenção na fonte. Neste artigo, explicaremos o que é um formulário W 9, por que você precisa dele, como baixá-lo no site da Receita Federal, como preenchê-lo corretamente e como evitar erros e problemas comuns com os formulários W 9.
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O que é um formulário W 9 e por que você precisa dele?
Um formulário W 9 é um pedido para o seu número de identificação fiscal (TIN) e certificação
Um formulário W 9 é um documento oficial emitido pelo Internal Revenue Service (IRS) que solicita que você forneça seu nome, endereço, classificação fiscal, códigos de isenção e NIF. O seu TIN pode ser o seu número de segurança social (SSN), número de identificação do empregador (EIN) ou número de identificação de contribuinte individual (ITIN). Você também precisa certificar que não está sujeito à retenção na fonte, que é um processo em que o IRS cobra impostos de seus pagamentos a uma taxa fixa de 24% se você não declarar sua renda ou pagar seus impostos.
Você precisa fornecer um formulário W 9 para a pessoa ou entidade que paga sua renda ou informa certas transações ao IRS
Você pode precisar fornecer um formulário W 9 para qualquer pessoa que pague a você renda que não esteja sujeita a retenção na fonte, como juros, dividendos, aluguéis, royalties, taxas, comissões ou remuneração de não funcionários. Você também pode precisar fornecer um formulário W 9 para qualquer pessoa que relate certas transações ao IRS que o envolvam, como vendas de imóveis, pagamentos de juros de hipotecas, cancelamentos de dívidas, contribuições para o IRA ou distribuições de contas de poupança de saúde. A pessoa ou entidade que solicita seu formulário W 9 é chamada de solicitante.Eles usam suas informações para arquivar informações com o IRS, como Formulário 1099-INT, Formulário 1099-DIV, Formulário 1099-MISC, Formulário 1098, Formulário 1099-C, Formulário 5498 ou Formulário 1099-SA. Esses formulários mostram quanto de receita ou transações eles pagaram ou relataram para você durante o ano. Você precisa dessas informações para relatar sua renda e pagar seus impostos em sua declaração de imposto de renda.
Como baixar um formulário W 9 do site do IRS
Acesse o site do IRS e procure pelo Formulário W-9
A maneira mais fácil de baixar um formulário W 9 é acessar o site do IRS em na próxima linha. Se você for um único proprietário, poderá inserir seu nome individual ou o nome da empresa. Digite seu endereço, incluindo rua, cidade, estado e CEP. Não use um P.O. caixa ou endereço estrangeiro.
Escolha sua classificação fiscal e códigos de isenção
A segunda parte do formulário solicita que você escolha sua classificação fiscal e códigos de isenção. Sua classificação fiscal determina como você é tributado e quais formulários você precisa preencher. Seus códigos de isenção indicam se você está isento de retenção de backup ou relatório FATCA. Marque a caixa apropriada para sua classificação fiscal. Se você não tiver certeza, consulte um profissional tributário ou as instruções do IRS para o Formulário W-9. Se você estiver isento de retenção de segurança ou relatório FATCA, digite os códigos correspondentes nas caixas. Se você não estiver isento, deixe-os em branco.
Forneça o seu TIN, que pode ser o seu número de segurança social (SSN), número de identificação do empregador (EIN) ou número de identificação individual do contribuinte (ITIN)
A terceira parte do formulário solicita que você forneça seu TIN, que pode ser seu número de segurança social (SSN), número de identificação do empregador (EIN) ou número de identificação individual de contribuinte (ITIN). Seu TIN é um número exclusivo que o identifica para o IRS e os ajuda a rastrear sua renda e impostos. Digite seu NIF no formato apropriado. Se não tiver NIF, solicite-o o mais rapidamente possível e escreva "Requerido" no espaço.
Assinar e datar o formulário e entregá-lo ao solicitante
A quarta parte do formulário pede para você assinar e datar o formulário e entregá-lo ao solicitante. Ao assinar o formulário, você certifica que as informações fornecidas são verdadeiras e corretas e que você não está sujeito a retenção na fonte ou relatório FATCA, a menos que especificado de outra forma. Você também concorda em atualizar o formulário se suas informações mudarem. Assine seu nome e escreva a data nos espaços fornecidos. Não use carimbo ou assinatura eletrônica. Entregue o formulário preenchido ao solicitante e guarde uma cópia para seus registros.
Como evitar erros e problemas comuns com formulários W 9
Não envie seu formulário W 9 para o IRS, apenas para o solicitante
Um dos erros mais comuns que as pessoas cometem com os formulários W 9 é enviá-los ao IRS em vez do solicitante. O IRS não precisa do seu formulário W 9, apenas o solicitante. O solicitante usa seu formulário W 9 para enviar informações de retorno ao IRS, como Formulário 1099-INT, Formulário 1099-DIV, Formulário 1099-MISC, Formulário 1098, Formulário 1099-C, Formulário 5498 ou Formulário 1099-SA. Esses formulários mostram quanto de receita ou transações eles pagaram ou relataram para você durante o ano. Você precisa dessas informações para relatar sua renda e pagar seus impostos em sua declaração de imposto de renda.
Não deixe nenhum campo em branco ou use informações incorretas
Outro erro comum que as pessoas cometem com os formulários W 9 é deixar todos os campos em branco ou usar informações incorretas. Isso pode causar atrasos, erros ou penalidades para você e para o solicitante. Por exemplo, se você não fornecer seu TIN ou fornecer um TIN inválido, o solicitante pode ter que reter 24% de seus pagamentos como retenção de segurança e enviá-lo ao IRS. Se você não fornecer seu nome ou endereço correto, talvez não receba suas informações ou outros avisos importantes do IRS. Se você não fornecer sua classificação fiscal ou códigos de isenção corretos, poderá ser tributado incorretamente ou perder certos benefícios ou deduções.
Não ignore solicitações de formulários W 9 ou deixe de atualizá-los quando suas informações mudarem
Um terceiro erro comum que as pessoas cometem com os formulários W 9 é ignorar solicitações de formulários W 9 ou deixar de atualizá-los quando suas informações mudam. Isso também pode causar atrasos, erros ou penalidades para você e para o solicitante. Por exemplo, se você ignorar uma solicitação de um formulário W 9, o solicitante pode ter que reter 24% de seus pagamentos como retenção de segurança e enviá-lo ao IRS até receber seu formulário W 9. Se você não atualizar seu formulário W 9 quando suas informações mudarem, como seu nome, endereço, TIN, classificação fiscal ou códigos de isenção, você poderá receber informações incorretas ou outros avisos importantes do IRS.
Não se esqueça de declarar sua renda e pagar seus impostos em dia
Um quarto erro comum que as pessoas cometem com os formulários W 9 é esquecer de declarar sua renda e pagar seus impostos em dia. Isso pode resultar em juros, multas ou auditorias do IRS. Por exemplo, se você não declarar todos os seus rendimentos de várias fontes em sua declaração de impostos, como juros, dividendos, aluguéis, royalties, taxas, comissões ou remuneração de não funcionários, o IRS poderá notar uma discrepância entre sua declaração de impostos e as declarações de informações recebidas dos solicitantes. Se você não pagar seus impostos em dia, o IRS poderá cobrar juros e multas sobre o valor não pago. Se você estiver sujeito a retenção na fonte ou relatórios da FATCA, também poderá ter que preencher formulários adicionais com o IRS, como o Formulário 945, o Formulário 1042 ou o Formulário 8966.
Conclusão e perguntas frequentes
Concluindo, um formulário W 9 é uma solicitação de seu número de identificação de contribuinte (TIN) e uma certificação de que você não está sujeito a retenção na fonte ou relatório FATCA. Você precisa fornecer um formulário W 9 para a pessoa ou entidade que paga sua renda ou informa certas transações ao IRS. Você pode baixar um formulário W 9 no site do IRS, preenchê-lo corretamente e entregá-lo ao solicitante.Você também deve evitar erros e problemas comuns com os formulários W 9, como enviá-los ao IRS, deixar campos em branco ou usar informações incorretas, ignorar solicitações de formulários W 9 ou deixar de atualizá-los quando suas informações mudam e esquecer de declarar sua renda e pagar seus impostos em dia.
Aqui estão algumas perguntas frequentes (FAQs) sobre os formulários W 9:
P: Com que frequência preciso fornecer um formulário W 9?R: Você só precisa fornecer um formulário W 9 uma vez para cada solicitante, a menos que suas informações mudem ou eles peçam um formulário atualizado.
P: E se eu não tiver um NIF?R: Você deve solicitar um TIN o mais rápido possível e escrever "Applied For" no espaço para o TIN no formulário W 9. Você pode solicitar um SSN no site ou escritório da Administração do Seguro Social, um EIN no site ou número de telefone do IRS ou um ITIN no site do IRS ou no Formulário W-7.
P: E se eu for estrangeiro?R: Se você for estrangeiro, não deve usar o Formulário W-9. Em vez disso, você deve usar o Formulário W-8BEN ou o Formulário W-8BEN-E para certificar seu status de estrangeiro e reivindicar quaisquer benefícios do tratado fiscal. Você também deve consultar um profissional tributário ou as instruções do IRS para o Formulário W-8BEN ou Formulário W-8BEN-E para obter mais informações.
P: E se eu receber um aviso do IRS sobre retenção de segurança ou relatório FATCA?R: Se você receber um aviso do IRS sobre retenção na fonte ou relatório da FATCA, responda o mais rápido possível e siga as instruções. Pode ser necessário fornecer um formulário W 9 novo ou atualizado ao solicitante ou ao IRS. Você também pode precisar preencher formulários adicionais no IRS, como o Formulário 945, o Formulário 1042 ou o Formulário 8966.
P: Onde posso encontrar mais informações sobre os formulários W 9?R: Você pode encontrar mais informações sobre os formulários W 9 no site do IRS em , onde você pode baixar o formulário, visualizar as instruções e acessar outros recursos relacionados.
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